Selfmades Visselblåsarpolicy

Vår visselblåsarpolicy syftar till att förklara hur visselblåsarprogrammet fungerar på Selfmade. Policyn syftar också till att säkerställa att potentiella anmälningar inte går förlorade på grund av osäkerheten kring systemet.


Vad är en visselblåsare?

En visselblåsare är någon som vill göra det rätta i en mycket svår situation där det helt enkelt inte finns något annat alternativ än ett anonymt budskap om eventuella problem eller kanske till och med brottsliga handlingar som ledarskapsgruppen inte är medveten om eller varit uppmärksam på. En visselblåsare är allt annat än en tjallare utan en lojal person som vill det ska gå rätt till.



Selfmades visselblåsarordning

Selfmade har inrättat ett visselblåsarsystem som följer EU-direktiv 2019/1937.

 

Selfmades visselblåsarsystem hanteras av en extern leverantör WhistleSystem ApS, vilket säkerställer en fullständig anonym och säker granskningsprocess för visselblåsaren. Visselblåsarsystemet ska användas om anställda eller andra intressenter upplever allvarliga oegentligheter eller brott relaterade till Selfmades verksamhet. Vad som bland annat kan rapporteras beskrivs vidare i visselblåsarpolicyn under nästa avsnitt "Vad kan rapporteras?".

Selfmade uppmuntrar dig att kontakta din närmaste chef om du upplever eller har erfarenhet av missgärningar. Detta är dock inte alltid det mest optimala tillvägagångssättet och kan orsaka att anmälningar ”hamnar mellan stolarna”. Därför har Selfmade inrättat ett visselblåsarsystem som, i händelse av att du inte vill/kan gå till din närmaste chef, eller vill vara anonym, gör det möjligt att göra en anmälan.

Anmälningar kan göras av vem som helst via vår webbplats Stoffochstil.se/Selfmade.com,   dvs både interna och externa intressenter som har upptäckt något fel.

Visselblåsarens granskning kan omfatta personer, situationer och incidenter. De personer som kan rapporteras är inledningsvis alla intressenter, så länge anmälan är relevant enligt kriterierna under "Vad kan rapporteras?" nedan och avser Selfmades affärsverksamhet.

Det är dessa personer som mottar och behandlar anmälningar via från visselblåsarsystemet (administratörsteamet):

  • Torben Buur, styrelseledamot Selfmade A/S
  • Rikke Lerche, styrelseledamot Selfmade A/S



Vad kan rapporteras?

Visselblåsarsystemet kan endast användas om anmälan behandlar allvarliga brott eller överträdelser. Det vill säga saker som samarbetssvårigheter, missnöje med anläggningar eller missnöje med villkoren kan inte rapporteras genom visselblåsarsystemet. I sådana fall, hänvisas till närmaste chef.

Exempel på områden som kan rapporteras genom visselblåsarsystemet är, men begränsar inte till, följande punkter:

  • Sexism
  • Sexuella kränkningar
  • Fysiskt våld
  • Diskriminering
  • Ekonomisk brottslighet
  • Arbetssäkerhet
  • Konsumentskydd
  • Produktsäkerhet
  • Brott mot upphandlingslagen
  • Brott mot personuppgiftslagstiftningen
  • Brott mot miljölagstiftningen
  • Penningtvätt

Det är Selfmades policy att vi hellre vill ha en översyn för mycket än en för lite för att se till att vi får alla relevanta anmälningar. Detta innebär att om du är osäker på om din anmälan faller under ovanstående uppmuntras du att skicka in en anmälan.



Hur anmäler du?

Visselblåsaren kan komma åt och rapportera via WhistleSystem enligt följande:  

 

  1. Gå in på: https://app.whistlesystem.com. 

  2. Använd följande inloggningsuppgifter:
    Användarnamm: Selfmade
    Lösenord: 1OwS1UT5O


  3. Fyll i formuläret med nödvändig information så att administratörsteamet kan hantera rapporten. Aviseringen i systemet är anonym. Detta är den enda kanalen där aviseringar kan göras anonymt.

Inloggningen kan användas av alla relevanta intressenter som Selfmade har begärt att få tillgång till visselblåsarsystemet.

När meddelandet har skickats visas ett unikt rapport-ID som lagras på ett säkert ställe. Med det här ID:t kan du logga in och öppna
granskningen igen. På så sätt kan du starta en anonym dialog, skicka dokumentation och svara på djupgående frågor från administratörsteamet.  Selfmade uppmuntrar visselblåsaren att logga in regelbundet efter att anmälan har skickats för att kunna svara på eventuella uppföljningsfrågor.  

Se användarhandboken till systemet för en detaljerad granskning av processen.


Hur behandlas rapporter?

Rapporterna bearbetas av Selfmades administratörsteam.

Processen fortskrider enligt följande:

  1. Inom 7 dagar meddelar administratörsteamet visselblåsaren att anmälan har mottagits.


  2. Administratörs teamet bedömer och kategoriserar meddelandet och genomför en inledande undersökning. I detta skede är det möjligt att administratörsteamet behöver mer information eller dokumentation från visselblåsaren. Teamet kommer att inleda en anonym dialog med visselblåsaren genom systemet.


  3. Behandlingen av anmälan ska inledas och organiseras med hänsyn till anmälans art. Inledningsvis behandlas ärendet internt. Fall av särskilt allvarlig karaktär eller om så kräver kommer att hänskjutas till polisen för vidare behandling.
  4. Visselblåsaren informeras om vad som har gjorts i ärendet inom tre månader efter mottagandet av anmälan. Om ärendet är långsiktigt uppdateras visselblåsaren löpande.


  5. Alla personuppgifter i anmälan behandlas i enlighet med Selfmades integritetspolicy, för att säkerställa att personuppgiftslagar följs.


  6. När meddelandet inte längre är relevant tas det bort från systemet.



Repressalier

I en del av EU-direktivet anges att visselblåsare inte får straffas för att de tillhandahåller information. Visselblåsaren bör därför inte oroa sig för framtida konsekvenser för karriären, sin fortsatta anställning och privatlivet till följd av översynen.

Det inkluderar repressalier som ex:

  • Uppsägning
  • Avstängning
  • Degradering
  • Undladt forfremmelse
  • Ändrad arbetstid eller arbetsuppgifter
  • Sänkt lön
  • Hot, trakasserier, social utfrysning på arbetsplatsen

Selfmades visselblåsarpolicy syftar till att uppmuntra till större öppenhet och större säkerhet för den enskilde medarbetaren eller andra intressenter.



Säkerhet

Systemet använder ett antal säkerhetsåtgärder som säkerställer att du som visselblåsare är säkrad.  Några av dessa inkluderar:

  • När du gör en granskning krypteras allt med branschstandardkryptering under hela processen.
  • ISO27001 godkända servrar i EU.
  • SSL-teknik som säkerställer en krypterad anslutning mellan webbläsare och server.
  • Programvaran bygger på den senaste tekniken och övervakas kontinuerligt genom AI-teknik för att säkerställa högsta säkerhetsnivå.
  • Multifaktorautentiseringsfunktion i administratörsteamets inloggningsprocess.
  • Redundans som säkerställer att inga data går förlorade.
  • Ingen IP-logning.



Frågor

Frågor om Selfmades visselblåsarprogram kan ställas till:

Jesper Geertsen [email protected] (CFO Selfmade A/S)