Selfmade's Whistleblowerpolitik

Vores Whistleblowerpolitik har til formål at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer hos Selfmade. Politikken har endvidere til formål at sikre at potentielle anmeldelser ikke går tabt grundet usikkerhed omkring ordningen.

 

Hvad er en whistleblower?
Whistleblower har ikke en ordret dansk oversættelse. En whistleblower er en person, som vil gøre det rigtige i en meget svær situation, hvor der simpelthen ikke er andre muligheder end en anonym besked om eventuelle problemer eller måske endda kriminelle handlinger, som ledergruppen ikke er opmærksom på eller har kendskab til. En whistleblower er alt andet end en stikker, men en loyal person, der ønsker ordentlighed.

 

Selfmades Whistleblowerordning
Selfmade har etableret en whistleblowerordning, der følger EU-direktiv 2019/1937.


Selfmades whistleblowerordning bliver håndteret af en ekstern leverandør WhistleSystem ApS, hvilket sikrer en komplet anonym og sikker anmeldelsesproces for whistlebloweren.

Whistleblowerordningen skal anvendes, hvis medarbejdere eller andre interessenter oplever alvorlige forseelser eller lovovertrædelser i forbindelse med Selfmades aktiviteter. Hvilke forhold, der blandt andet kan anmeldes, er beskrevet yderligere i whistleblowerpolitikken under næste afsnit ”Hvad kan anmeldes?”.


Selfmade opfordrer til at man ved oplevelse eller overværelse af forseelser, kontakter sin nærmeste leder og fortæller om hændelsen. Dette er dog ikke altid den mest optimale fremgangsmåde, og kan forårsage at anmeldelser går tabt. Derfor har Selfmade etableret whistleblowerordning, der i tilfælde af, at man ikke ønsker/kan gå til sin nærmeste leder, eller ønsker at være anonym, gør det muligt at man stadigvæk kan anmelde forseelsen.


Anmeldelser kan foretages af alle via vores hjemmeside Stofogstil.dk/Selfmade.com, dvs. både interne og eksterne interessenter, der har fået kendskab til en forseelse.
Whistleblowerens anmeldelse kan både omhandle personer, situationer og hændelser. De personer, der kan rapporteres om, er i udgangspunktet alle interessenter, så længe anmeldelsen er relevant efter kriterierne under ”Hvad kan anmeldes?” nedenfor og relaterer sig til Selfmades virksomhedsaktiviteter.

Det er følgende personer, der modtager og behandler anmeldelser fra Whistleblowersystemet (administratorteam):

 

Torben Buur, bestyrelsesformand Selfmade A/S
Rikke Lerche, bestyrelsesmedlem Selfmade A/S

 

Hvad kan anmeldes?
Whistleblowerordningen kan kun benyttes, hvis anmeldelsen omhandler alvorlige forseelser eller overtrædelser. Det vil sige at ting som samarbejdsvanskeligheder, utilfredshed med faciliteter, eller utilfredshed med vilkår ikke kan anmeldes igennem whistleblowerordningen. I sådanne tilfælde henvises til den nærmeste leder.

Eksempler på områder der kan rapporteres igennem whistleblowerordningen omfatter, men begrænser sig ikke til, følgende punkter:

  • Sexisme
  • Seksuelle krænkelser
  • Fysisk vold
  • Diskrimination
  • Økonomisk kriminalitet
  • Arbejdssikkerhed
  • Forbrugerbeskyttelse
  • Produktsikkerhed
  • Brud på udbudslovgivningen
  • Brud på persondatalovgivningen
  • Brud på miljømæssig lovgivning
  • Hvidvaskning

 

Det er Selfmades politik, at vi hellere vil have én anmeldelse for meget end én for lidt, for at sikre at vi modtager alle relevante anmeldelser. Det betyder, at hvis du er i tvivl om din anmeldelse falder ind under ovenstående, opfordres du til at sende anmeldelsen.

 

Hvordan rapporterer man?
Whistlebloweren kan få adgang og anmelde igennem WhistleSystem som følger:

1. Naviger til: https://app.whistlesystem.com.

 

2. Benyt følgende loginoplysninger:

 

Brugernavn: Selfmade
Password: 1OwS1UT5O

 

3. Udfyld skemaet med de nødvendige informationer så administratorteamet kan håndtere indberetningen. Indberetningen i systemet sker anonymt. Dette er den eneste kanal, hvor indberetninger kan foretages anonymt.

 

Log-in kan benyttes af alle relevante interessenter, som Selfmade har ønsket skal have adgang til whistleblowerordningen.

Efter anmeldelsen er sendt, vises et unikt rapport ID, som skal gemmes et sikkert sted. Dette ID giver dig adgang til at logge ind og åbne anmeldelsen igen. Du kan derved starte en anonym dialog, sende eventuel dokumentation, og svare på uddybende spørgsmål fra administratorteamet. Selfmade opfordrer whistlebloweren til at logge ind jævnligt efter anmeldelsen er sendt, for at kunne svare på eventuelle opfølgende spørgsmål.

 

Der henvises til brugermanualen til systemet for en detaljeret gennemgang af anmeldelsesprocessen.

 

Hvordan behandles rapporter?
Rapporterne behandles af Selfmades administratorteam. Processen forløber som følger:

Administratorteamet giver indenfor 7 dage besked til whistlebloweren om at anmeldelsen er modtaget.

 

Administratorteamet vurderer og kategoriserer anmeldelsen, og forestår en indledende undersøgelse. I denne fase er det muligt at administratorteamet har brug for mere information eller dokumentation fra whistlebloweren. Teamet vil starte en anonym dialog med whistlebloweren igennem systemet.

 

Behandlingen af anmeldelsen påbegyndes og tilrettelægges efter anmeldelsens karakter. Indledningsvist foretages en intern behandling af sagen. Sager af særlig grov karakter eller som påbyder det, vil blive videregivet til politiet til videre behandling.

 

Whistlebloweren informeres om, hvad der er gjort i sagen inden 3 måneder fra anmeldelsens modtagelse. Hvis sagen er længerevarende, opdateres whistlebloweren løbende.

 

Anmeldelsens eventuelle persondata behandles, jf. Selfmades privatlivspolitik, for at sikre at persondatalovgivningen følges.

 

Når anmeldelsen ikke længere er relevant, slettes den fra systemet.    

 

Repressalier
​​​​​​​En del af EU-direktivet fastslår, at whistleblowers ikke må straffes for at stå frem med oplysninger. Dermed skal whistlebloweren ikke bekymre sig om fremtidige konsekvenser for karriere og privatliv som følge af anmeldelsen. Såfremt anmeldelsen er relevant under whistleblowerdirektivet, vil whistlebloweren altså ikke kunne straffes af Selfmade efter anmeldelsen er indgivet. Den inkluderer følgende straffe (repressalier):

  • Opsigelse
  • Suspension
  • Degradering
  • Undladt forfremmelse
  • Ændring i arbejdstid og -opgaver
  • Nedgang i løn
  • Intimidering, chikane og social udelukkelse på arbejdspladsen

Med Selfmades whistleblowerpolitik ønskes der at lægge op til større åbenhed og mere sikkerhed for den enkelte medarbejder eller andre interessenter.

 

Sikkerhed
Systemet anvender en række sikkerhedsforanstaltninger, som gør at du som whistleblower er sikret.
Nogle af disse omfatter:

  • Når du laver en anmeldelse, er alt krypteret med industristandard kryptering igennem hele processen.
  • ISO27001 godkendte servere i EU.
  • SSL-teknologi, der sikrer en krypteret forbindelse imellem browser og server.
  • Arkitektur bygget på nyeste teknologi og løbende AI monitoreret, der sørger for højeste sikkerhedsniveau.
  • Multifactor godkendelsesfunktion i administratorteamets loginproces.
  • Redundans, der sikrer at intet data mistes.
  • Ingen IP-logning.

 

Spørgsmål
Spørgsmål til Selfmades whistleblowerordning kan stilles til: Jesper Geertsen [email protected] (CFO Selfmade A/S)